Strategi Pengendalian Informasi yang Berlebihan

Dimensi Informasi yang Berlebihan

Masyarakat modern Informasi

Meskipun pendekatan baru untuk berurusan dengan informasi yang berlebihan yang disajikan di sini, masalah telah diakui untuk waktu yang lama. Dalam puisi 1910, T. S. Elliott menulis:
Dimana kebijaksanaan yang kita telah kehilangan dalam pengetahuan?

Mana pengetahuan yang kita telah kehilangan dalam informasi?

Dimana informasi yang kita telah hilang dalam data?

Meskipun ditulis jauh sebelum komputer, World Wide Web dan semua alat-alat informasi canggih yang kita miliki saat ini puisi ini masih menangkap esensi dari informasi yang berlebihan dan dari beberapa perspektif. Namun situasi tampaknya memburuk dari waktu ke waktu. Sedangkan di masa lalu seseorang bisa mempelajari pekerjaan orang tua seseorang dan melanjutkan jejak mereka, tidak mungkin hari ini bahwa profesi dapat ditransfer dari generasi ke generasi. Terkait dengan hal ini, gagasan bahwa apa yang Anda pelajari di sekolah akan membawa Anda melalui sisa hidup Anda hilang. Hari ini, perubahan konstan dan cepat dalam teknologi komunikasi menawarkan akses di mana-mana untuk sejumlah besar informasi, membuatnya menjadi perjuangan untuk bersaing dengan kecepatan dan volume informasi dalam kehidupan kita. Saya Misalnya, dalam beberapa informasi bidang ilmiah dua kali lipat setiap dua tahun sehingga sulit untuk bersaing dengan literatur di daerah sendiri keahlian dan hampir mustahil untuk menggali ke daerah lain.

Informasi yang berlebihan merupakan karakteristik konsekuensi disayangkan informasi saat ini dan masyarakat teknologi kaya. . Kekalahannya menghindar solusi teknologi sederhana (pada kenyataannya, teknologi dapat dikatakan memperburuk masalah). Namun, efek dari informasi yang berlebihan dapat diminimalkan, dengan. Meminimalkan efek informasi yang berlebihan dimulai dengan pemahaman tentang apa overloadit informasi, bagaimana dampak kita dan bagaimana kita secara tidak sadar mengatasinya. Dengan pemahaman ini, kita dapat mulai mengambil mengambil langkah-langkah sadar toconsciousare langkah pertama untuk meminimalkan efek negatif yang dampaknya negatif.

Mendefinisikan informasi yang berlebihan

Informasi yang berlebihan berhubungan dengan dan merupakan konsekuensi dari cara kita berinteraksi dengan informasi. Karakteristik informasi, seperti volume luas memperburuk masalah informasi yang berlebihan. Perbedaan individual kami (misalnya dalam memori, kemampuan analitik, pengalaman, pengetahuan sebelumnya) memungkinkan kita untuk bekerja dengan volume besar informasi berbeda, dan menyarankan berbagai titik di mana informasi yang berlebihan menjadi masalah. Namun, informasi yang berlebihan mempengaruhi hampir semua dari kita terlepas dari kemampuan kita untuk memproses informasi.

Definisi informasi yang berlebihan yang ada di seluruh disiplin ilmu yang berbeda. Untuk keperluan makalah ini, kami mengidentifikasi dimensi fourthree dari informasi yang berlebihan yang menciptakan hambatan praktis dalam kehidupan pribadi dan profesional. Tema definisi pertama adalah memiliki informasi yang lebih relevan daripada yang dapat berasimilasi. Sebagai contoh, kami telah mengumpulkan lima belas buku yang berbeda pada topik, tetapi tidak mungkin bahwa kita dapat mengasimilasi semua informasi itu. Karena informasi dalam buku yang relevan, tidak dapat diabaikan tanpa konsekuensi yang berpotensi negatif.

Tema kedua yang sedang dibebani oleh pasokan besar informasi yang tidak diinginkan, beberapa di antaranya mungkin relevan. Sebuah contoh umum dari situasi ini adalah email. Kami mendapatkan banyak pesan email yang tidak diminta yang menyumbat kotak surat kami dan memerlukan perhatian kita karena pesan mungkin berisi informasi yang relevan atau berguna. Setiap saat kita menghabiskan menentukan apakah pesan email sampah atau tidak, adalah saat kita tidak bisa menghabiskan pada satu yang memberikan informasi yang relevan. Contoh lain adalah mesin pencarian kata kunci untuk informasi tentang World Wide Web yang menghasilkan ribuan halaman sebagai himpunan sumber potensial. Hal ini tidak mungkin bahwa kita bisa melewati setiap hasil, namun gagal mungkin berarti bahwa kita kehilangan informasi yang relevan.

Tema ketiga berkaitan dengan tingkat di mana kita menerima informasi, yang mungkin terlalu tinggi untuk proses. Hal ini dapat terjadi, misalnya, dalam sesi kuliah di mana jumlah informasi disebarluaskan adalah pada tingkat terlalu cepat untuk memahami, menangkap, dan mengasimilasi dan bekerja dengan. Akibatnya, wwe dapat meninggalkan kuliah setelah absen informasi penting.

Sebuah tema keempat yang terkait dengan nilai informasi: Sebagai volume informasi dengan yang kita berurusan meningkat, nilai yang dirasakan dari setiap bagian salah satu informasi degradasi karena redundansi dan kebisingan (fakta relevan yang "kekacauan" lapangan). Fabel tua dari anak kecil meminta ibunya di mana ia berasal dari dalam contoh tersebut. Para ibu merespon dengan deteails penjelasan tentang burung-burung dan lebah, yang anak itu menjawab "Teman saya Johnny berasal dari Los Angeles, di mana saya berasal?"

Keempat variablesaspects overload informasi yang berlebihan? relevansi, unsolicitation, tingkat dan nilai? memiliki sejumlah dampak berpotensi negatif. Informasi yang berlebihan dapat membuat melacak informasi sulit. Ini menempatkan kami di bawah tekanan untuk multi-task, misalnya berbicara di telepon sambil membaca dan menulis pesan email. Hal ini menyebabkan ketidakmampuan untuk fokus dan. Kami Kita mungkin becomecan mudah menjadi frustasi (misalnya, ketika kita tidak dapat menemukan file di komputer kita). Dampak-dampak dapat menginduksi perasaan gangguan dan stres dan dapat mengakibatkan kecenderungan meningkat untuk membuat kesalahan.

Dampak dari informasi yang berlebihan

Kita semua dapat mengenali situasi yang berpotensi merugikan dijelaskan di atas dan kami telah menemukan cara untuk mengatasi mereka. Beberapa strategi coping mungkin sadar, sementara yang lain mungkin yang sadar dari mana kita hanya samar-samar menyadari atau bahkan perhapsor berharap kita tidak mempekerjakan. PMP menawarkan serangkaian pendekatan yang jelas yang memungkinkan kita untuk berfungsi lebih efektif, dan untuk completinge tugas kami terlepas dari serangan konstan informasi. Pertama, mari kita periksa beberapa strategi coping sadar, diidentifikasi oleh Miller (1960, penulis lain, tanggal). Miller menemukan bahwa "masing-masing [strategi] dalam beberapa cara membantu dengan masalah [dari informasi yang berlebihan], tetapi masing-masing juga memiliki biaya dalam semacam penurunan efisiensi transmisi informasi."

Mekanisme koping pertama kali diidentifikasi oleh Miller adalah strategi kelalaian, atau sementara yang non-pemrosesan informasi. Ini pada dasarnya adalah keadaan kelelahan mental di mana kita merasa seolah-olah kita tersebar terlalu tipis. Perasaan bahwa kita tidak bisa berurusan dengan semua informasi yang mengalir ke hasil kami dalam mengabaikan kami atau gagal untuk memproses beberapa informasi.

Sebuah strategi coping kedua memproses informasi mudah di tangan, bahkan jika itu adalah informasi yang buruk atau salah. Ini menggambarkan konsep GIGO atau "sampah masuk, sampah keluar." W odal dengan informasi yang buruk pada awal ini melibatkan bekerja dengan informasi yang tidak mungkin menjadi yang terbaik dan membuat keputusan atau bertindak berdasarkan informasi ini. Ini diragukan efektif gips pada hasil thethe tindakan dan keputusan yang dibuat menggunakan informasi ini karena bekerja dengan informasi yang buruk di awal. Sebagai contoh, tidak jarang untuk mengamati individu melakukan pencarian di World Wide Web dan hanya menggunakan beberapa item pertama dalam hasil apakah mereka baik atau tidak.

Strategi ketiga adalah antrian atau menunda pemrosesan beberapa informasi dengan harapan menangkap nanti. Dengan kata lain, kita mungkin menumpuk banyak informasi yang percaya kita bisa melalui semuanya sekaligus di lain waktu. Sayangnya arus informasi tidak selalu cukup lambat untuk kembali kepada mereka tumpukan.

Strategi keempat adalah informasi penyaringan atau melihat informasi pada tingkat yang lebih tinggi dan berkata, "Aku akan pergi melalui ini dan aku tidak akan pergi melalui itu." Hal ini menempatkan item ke dalam kategori kemudian bekerja dengan kategori-kategori informasi, sebelum bekerja dengan informasi itu sendiri.

Strategi kelima adalah hanya berjalan menjauh dari tugas.

Strategi keenam generalisasi? menggunakan informasi minimal untuk menarik kesimpulan umum. Hal ini mirip dengan membaca hanya headline surat kabar dan berbicara seolah-olah mengetahui rincian dari artikel.

Sebuah strategi sadar untuk mengatasi informasi yang berlebihan

Meskipun strategi coping dapat melawan beberapa efek langsung dari informasi yang berlebihan, mereka tidak menawarkan pendekatan yang berkelanjutan. Mereka tidak mengizinkan usindividuals secara positif mempengaruhi pertumbuhan dalam kehidupan pribadi dan profesional ourtheir atau untuk mengambil kendali atas informasi banjir ke usthem. Bagian ini menggambarkan pendekatan praktis, efektif, dan sadar untuk berurusan dengan informasi yang berlebihan.

Mendefinisikan Manajemen Pengetahuan Personal

Pengetahuan Manajemen Pribadi (PMP) adalah suatu kerangka kerja konseptual yang digunakan untuk mengatur dan mengintegrasikan informasi sehingga dapat menjadi bagian dari pengetahuan pribadi kita. PMP merupakan strategi untuk mengubah apa yang mungkin potongan acak informasi menjadi sesuatu yang lebih sistematis dan memperluas pengetahuan pribadi kita. PMP kekuatan terletak pada kenyataan bahwa itu adalah sebuah sistem yang dirancang oleh pribadi seorang individu untuk digunakan sendiri. Ini berarti bahwa itu adalah organik, tumbuh dan berubah dengan gaya hidup pribadi individu dan kepentingan.

PMP merupakan strategi untuk menangani informasi (dan informasi yang berlebihan), sementara pada saat yang sama memungkinkan kita untuk membangun atau belajar dari informasi yang kita gunakan menghasilkan pertumbuhan pengetahuan pribadi kita. Sejak membangun pengetahuan pribadi kita memerlukan pembelajaran, kita perlu melihat sekilas beberapa konsep dari teori belajar, khususnya yang berkaitan dengan ide-ide untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan. Ide-ide yang disajikan di sini adalah penyederhanaan konsep yang disajikan oleh Nonaka dan Takeuchi (1995).

Nonaka dan Takeuchi menyajikan gagasan "spiral pengetahuan" yang menggambarkan proses transformasi informasi menjadi pengetahuan. Spiral A digunakan untuk mewakili fakta bahwa akuisisi pengetahuan adalah iteratif paparan proses yang melibatkan beberapa informasi, dialoging tentang hal itu, menghubungkan ke hal-hal lain yang dikenal, dan bereksperimen dan bekerja dengan informasi tersebut. Proses ini mengulangi siklus banyak untuk membangun pengetahuan kita. Misalnya, di ruang kelas, anggota fakultas memperkenalkan ide (exposure), siswa membaca tentang (dialog diam) dan diskusikan dengan teman sekelas (dialog lisan), melakukan pekerjaan rumah (bereksperimen) dan makalah (linking), dan dengan demikian bergerak informasi dari sesuatu yang luar diri menjadi konsep dan ide-ide yang merupakan bagian dari pengetahuan mereka. Sementara banyak dari para tacticsstrategies PMP kita menggambarkan fokus pada informasi, secara kolektif sebagai strategi Wholey yang berperan dalam proses pembelajaran dan transformasi informasi menjadi pengetahuan.

PMP tidak mengacu penting alat manajemen tugas pribadi seperti "untuk melakukan" daftar, kalender, buku alamat, buku janji, dan beberapa asisten pribadi digital sangat primitif. PMP berfokus pada isi dari tugas pada kami "untuk melakukan" daftar, khususnya dengan kebutuhan informasi dan pengetahuan yang terkait dengan konten tersebut. Dengan demikian, PMP datang ke dalam bermain dimanapun dan kapanpun bekerja dengan informasi dan pengetahuan, apakah itu dengan dokumen kertas, dokumen elektronik, email dan snail mail, di kantor kami, di rumah kami atau di jalan.

PMP melibatkan sadar menerapkan strategi untuk model pengetahuan Anda domain dan penerapan seperangkat mendukung taktik yang terdiri dari heuristik (aturan praktis) dan kegiatan.

PMP Strategi

Pada inti dari strategi PMP adalah menciptakan peta mental informasi yang kami encournterencounter sehingga berkembang menjadi pengetahuan kita. Komputer kita hard drive dapat berfungsi sebagai pengganti -? tempat untuk membuat atau representasi? - Informasi tersebut dan untuk domain pengetahuan kita.

Ini langkah pertama areaThe dalam strategi PMP melibatkan penggunaan mendefinisikan dan memanfaatkan menerapkan skema klasifikasi pribadi, pengindeksan dan prinsip-prinsip pengajuan. Tampaknya jauh lebih mudah untuk hanya menempatkan bahwa secarik kertas dalam tumpukan di meja kami atau tekan saja perintah save di komputer kami dan tidak khawatir tentang hal itu, daripada meluangkan waktu untuk mengajukan informasi dalam cara yang berarti. Dengan "cara yang berarti" kita berarti kita bisa menemukan informasi bahwa ketika kita membutuhkannya minggu atau bulan kemudian. Di masa lalu, sistem pengarsipan adalah sesuatu yang hanya mereka dengan sejumlah besar informasi yang dibutuhkan untuk menyibukkan diri. Namun, dengan semua orang menggunakan komputer, menciptakan, menyimpan dan mengambil file banyak sepanjang waktu, bekerja dengan sistem manajemen file sekarang menjadi kejadian sehari-hari.

Berikut adalah kutipan dari dua mahasiswa MBA dengan pendekatan yang berbeda untuk mengajukan dokumen elektronik mereka:

Contoh 1

    "Sistem saya relatif tidak efisien dan praktis tidak ada ini dapat dikaitkan dengan resistensi saya untuk menghabiskan waktu di muka informasi pengorganisasian.. Dalam terburu-buru saya untuk memulai tugas berikutnya, saya gagal untuk membuat sebuah sistem yang membantu saya dengan mudah menemukan data pada kemudian tanggal kecuali saya ingat judul dokumen."
Contoh 2

    "Struktur file saya didasarkan pada filosofi sederhana:. Aku punya jumlah terbatas memori jangka pendek dan oleh karena itu, saya menggunakan direktori saya / sub direktori untuk memimpin saya ke file saya butuhkan saya mencoba untuk menggunakan nama file yang konsisten sehingga setelah saya m di direktori yang tepat, semua konvensi file saya yang sederhana dan aku tahu di mana mencarinya. "

Kutipan ini menyoroti nilai sistematis versus pendekatan non-sistematik. Mereka menggambarkan nilai investasi waktu untuk menyiapkan struktur pengajuan yang akan memudahkan pengambilan informasi yang Anda pikir cukup penting untuk menyimpan. Hal ini tidak sulit untuk melihat bahwa lebih banyak waktu akan disimpan daripada dihabiskan dalam jangka panjang dengan memikirkan strategi pengajuan Anda.

Dalam mengevaluasi struktur file, kami menemukan bahwa ada empat pendekatan yang luas umum digunakan. Salah satunya adalah kronologis atau "saat" pendekatan yang menggunakan tanggal sebagai cara menyiapkan struktur file. Pendekatan kronologis sangat mudah untuk membuat dan bekerja sangat baik dekat waktu ketika file tersebut sedang aktif digunakan. Namun pendekatan ini tidak memiliki baik nilai jangka panjang pengambilan karena mengharuskan Anda berpikir dalam hal waktu (ketika Anda disimpan informasi) daripada konten (informasi apa yang Anda butuhkan atau bagaimana Anda menggunakannya).

Pendekatan kedua dan lebih kuat adalah "apa" atau struktur fungsional. Ini menggunakan sifat konten sebagai dasar untuk menyimpan informasi Anda. Hal ini membawa bahan seperti dan jenis bersama-sama dalam satu kategori seperti semua materi pada topik tertentu atau terkait dengan proyek tertentu atau orang. Hal ini lebih mudah untuk menemukan informasi dan bekerja sangat baik ketika ada sejumlah kecil kategori. Namun sebagai meningkatnya jumlah kategori, lebih sulit untuk mengelola dan membutuhkan penciptaan subkategori. Juga, beberapa konsep dan batas-batas lintas bahan fungsional, sehingga hanya melihat informasi apa yang bukan bagaimana digunakan membuat sulit sebagai struktur kategorisasi tunggal.

Pendekatan ketiga adalah untuk mengatur informasi Anda dengan peran atau "bagaimana" informasi yang digunakan. Anda membuat kategori yang mencerminkan orientasi Anda terhadap informasi: folder club untuk mencerminkan keanggotaan, hobi dan perjalanan Anda folder untuk mencerminkan minat Anda, folder pekerjaan untuk mencerminkan tanggung jawab pekerjaan Anda. Pendekatan ini memfasilitasi pengambilan, karena Anda mencari informasi dalam hal konteks di mana Anda akan menggunakannya. Bagian yang paling sulit dari pendekatan peran adalah mengidentifikasi apa peran Anda, dan peran berubah dari waktu ke waktu membutuhkan update dan modifikasi kategori.

A, keempat sangat tidak efisien, pendekatan diamati untuk bagaimana orang diselamatkan materi elektronik pada komputer mereka, yang kita sebut pendekatan naif. Dalam pendekatan ini kata dokumen pengolahan disimpan dalam aplikasi word, spreadsheet dalam aplikasi spreadsheet, dan presentasi dalam aplikasi presentasi. Artinya, individu hanya membiarkan perangkat lunak menyimpan file ke lokasi default. Jadi, jika seorang individu bekerja dengan sebuah perusahaan yang spesifik, untuk contoh proyek dengan UCLA, ia akan memiliki file UCLA di masing-masing aplikasi daripada membawa mereka semua bersama-sama dalam sebuah organisasi fungsional.

Tak satu pun dari pendekatan yang ideal saja. Sebaliknya kombinasi memanfaatkan folder bersarang (folder di dalam folder) adalah yang paling kuat. Pengalaman kami menunjukkan bahwa yang terbaik adalah menggunakan hirarki dan membuat kategori baru bila diperlukan. Tingkat tertinggi hirarki harus menjadi "bagaimana" struktur, dengan "apa" yang bersarang di dalam dan jika topik adalah salah satu yang meluas selama jangka, "ketika" folder dalam mereka. Sebagai aturan umum, mengatur dari umum ke yang lebih spesifik, menempatkan barang-barang yang sebenarnya (file yang disimpan) dalam sempit (paling spesifik) kategori.

Gambar 1 di bawah ini menunjukkan struktur hirarkis seperti yang digunakan oleh salah satu penulis (Frand). Pada tingkat tertinggi adalah peran themy (lima: guru: guru, administrator, komite, pribadi, peneliti dan guru) dan dalam masing-masing elemen fungsional utama, sebagian oleh proyek (jaringan, pengembangan perangkat lunak, anggaran) dan beberapa oleh orang-orang (Jones, Smith, Rogers). Dalam wilayah proyek mungkin kategori proyek tambahan, sementara beberapa yang dibagi oleh waktu. Misalnya, dengan di daerah mengajar adalah kursus diajarkan berkali-kali selama bertahun-tahun (mgmt 404, fall99, SP01). Salah satu aspek dari kekuatan ini struktur file adalah bahwa ia kini telah direplikasi pada semua komputer saya (rumah, kantor, laptop) dan di ruang kantor fisik saya untuk organisasi makalah, buku, dan bahan lainnya. Selain itu, saya bookmark file dalam browser Web saya sama-sama terorganisir. Dengan demikian, setiap informasi tempat ditemui, struktur organisasi serupa didirikan, yang mengarah ke peningkatan substansial mengelola array besar informasi yang dihadapi. (Sebuah frustrasi besar dengan klien email yang tersedia saat ini sedang digunakan adalah bahwa hal itu tidak mengakomodasi folder bersarang dan dengan demikian telah diperlukan untuk memodifikasi struktur.)

Contoh dari struktur file PMP termotivasi

Jika Anda memiliki struktur file yang ada dan ingin transisi ke struktur baru, kami merekomendasikan bahwa Anda menempatkan semua file lama ke dalam satu folder (mungkin labellaibeled "file lama"), kemudian buat struktur folder baru (yang akan berkembang ketika Anda memiliki lebih bahan untuk menambahkan untuk itu). Athen menambahkan semua file baru Anda buat akan maju ke struktur baru dan hanya memindahkan file lama karena mereka diambil untuk digunakan dari folder "file lama".

Taktik PMP

Membuat peta thisis mental - dan representaionrepresentation sebagai struktur pengajuan pada hard drive komputer kita - adalah langkah pertama dalam controllingin kelebihan overloadcontrolling dan membuat informasi lebih managablemanageable. Langkah selanjutnya adalah menerapkan seperangkat huersisticheuristics (aturan praktis) serta beberapa kegiatan khusus yang lebih mampu kita untuk berurusan dengan informasi yang kami encourterencounter.

Perjelas informasi yang dibutuhkan untuk setiap situasi. Kebutuhan informasi yang dinamis, bervariasi sesuai dengan keputusan yang Anda butuhkan untuk membuat, proyek Anda terlibat dalam dan peran Anda dalam proyek tersebut. Dengan memahami tujuan Anda, prioritas, dan keputusan penting, Anda dapat memfokuskan upaya Anda mengenai informasi apa yang Anda butuhkan. Berfokus pada identifikasi pertanyaan-pertanyaan kritis yang harus dijawab sebelum (serta selama) pencarian informasi Anda menyediakan kerangka kerja yang dapat digunakan untuk menyaring, memilah, menyimpan, dan selanjutnya menyelidiki informasi. Pepatah lama "mengukur dua kali, potong sekali" berlaku di alam informasi. Jika pemahaman yang jelas tentang apa yang Anda butuhkan adalah informasi yang lebih efektif diartikulasikan pencarian dan pengolahan akan terjadi.

Rencanakan strategi informasi akuisisi Anda. Mengidentifikasi sumber-sumber potensial (buku, artikel, situs web, database) dan kata kunci umum yang menggambarkan konsep Anda meneliti. Bila menggunakan mesin pencari, menggunakan opsi pencarian canggih sebagai pengganti opsi pencarian sederhana.

Mengembangkan strategi sourcing untuk kebutuhan yang sedang berlangsung Anda informasi. Hal ini melibatkan identifikasi sumber konten terbaik, termasuk orang. Mengkaji dan pilih majalah atau database untuk memindai teratur daripada sembarangan menangkap mereka ketika mereka datang dengan cara Anda. Mengidentifikasi empat atau lima orang yang baik "pemimpin pemikiran" dan menyediakan Anda dengan wawasan atau membantu memperjelas pemikiran Anda. Buat kesempatan untuk ide-ide dialog dan pertukaran dengan mereka.

Mengidentifikasi "push" vs "tarik" informasi. Sementara email adalah "mendorong" teknologi di mana barang-barang yang dikirim kepada kami tanpa permintaan atau ajakan, Web adalah "menarik" teknologi di mana kita harus pergi keluar dan mencari informasi yang kita inginkan. Untuk lebih baik mengelola informasi Anda, memperjelas apa yang Anda inginkan "mendorong" pada Anda dan apa yang Anda ingin "menarik" yang diperlukan. Apakah ada informasi yang sangat penting bahwa Anda akan diberitahu tentang perubahan? Jika demikian, yang harus didorong. Di sisi lain, mungkin lebih efisien untuk berbuat salah di sisi just-in-time menarik daripada segalanya ditampilkan. Gunakan filter untuk pra-semacam surat masuk dan selektif berpartisipasi dalam papan buletin, listservs, chat room.

Mengadopsi konvensi penamaan dan tongkat kepada mereka! Menggunakan nama-nama bermakna dan singkatan yang Anda dapat mengenali beberapa bulan akhir akan memfasilitasi mencari informasi yang mungkin tidak lagi segar dalam ingatan Anda. Membuat nama singkat tapi cukup lengkap untuk dapat mengidentifikasi konten dan meminimalkan kebingungan. Juga, konsistensi dalam penggunaan singkatan nama dan ekstensi file yang akan memungkinkan Anda untuk mengandalkan perangkat pencarian komputer umum untuk pencarian informasi yang lebih tua.

Berkas salinan informasi tunggal. Seringkali file akan masuk ke dalam lebih dari satu kategori atau folder. Dalam hal ini menggunakan jalan pintas ke file di setiap folder yang sesuai daripada menciptakan beberapa salinan. Strategi ini akan memperkecil potensi beberapa salinan file, beberapa di antaranya mungkin menjadi dimodifikasi, membuka pertanyaan kemudian "mana yang harus saya gunakan?" Ketika bekerja dalam sebuah tim, menyepakati konvensi penamaan di awal. Misalnya, menambahkan nomor rancangan untuk mengajukan nama-nama sebagai revisi dibuat.

Menetapkan kriteria untuk apa yang Anda ingin menyimpan atau menghapus. Mengapa Anda ingin menyimpannya? Apakah sebuah artikel mani, material referensi penting atau pekerjaan yang sedang berjalan? Untuk sebagian besar sisanya, bergantung pada internet dan sumber-sumber lain yang memungkinkan akses ke apa yang Anda butuhkan ketika Anda membutuhkannya.

Mengetahui bagaimana dan kapan untuk memproses informasi. Dengan informasi yang masuk, Anda bisa membacanya segera, mengajukan atau sampah itu. Menggunakan filter software untuk secara otomatis memproses informasi elektronik yang masuk berubah menjadi dorongan tarik.

    Tinjau informasi Anda secara berkala. Pangkas kejam didasarkan pada penggunaan. Jika Anda tidak mengakses file dalam batas waktu yang ditentukan, maka jangan menyimpannya.

Kesimpulan
Di jantung berurusan dengan informasi yang berlebihan dan masalah informasi, unsolicitation tingkat relevansi, dan nilai, adalah membangun sebuah struktur organisasi yang cocok dengan peran kita (siapa kita) dan tugas atau fungsi dalam setiap peran (apa yang kita lakukan). Ini adalah struktur dinamis yang berkembang dan berubah sebagai peran kami dan perubahan tanggung jawab. Strategi PMP menawarkan metode yang efektif untuk pemodelan pengetahuan kita domain dan persyaratan informasi yaitu, melalui pemanfaatan hard drive komputer kita sebagai pengganti. Taktik PMP menawarkan aturan praktis praktis untuk secara efektif melakukan kegiatan sehari-hari informasi. Misalnya, relevansi informasi dianggap tidak hanya pada saat kita mencari toko besar informasi yang tersedia, tetapi juga pada saat kita memilih sumber informasi kami. Akibatnya, sumber-sumber ini akan menghasilkan hasil yang lebih relevan dengan lebih sedikit noise, meningkatkan nilai informasi. Penyaringan informasi melalui kriteria yang kita anggap di muka (misalnya, bila membuat filter email) atau selektif menarik beberapa informasi sekaligus mengontrol apa yang mendorong kita adalah taktik untuk mengelola informasi yang tidak diminta dan tingkat arus informasi.